Яндекс Трекер – инструмент для управления проектами, который позволяет организовать работу, контролировать выполнение проектов в команде. Благодаря гибкому функционалу, Трекер подойдет для любого вида команд – от небольших стартапов до крупных компаний.

Основные возможности Яндекс Трекера

Кратко расскажем про функционал системы управления проектами в Трекере. Более подробно описывали его в нашей статье Как пользоваться Яндекс Трекером. 

1. Создание и управление задачами: в Трекере можно создавать задачи, назначать исполнителей, устанавливать сроки выполнения и добавлять детальные описания. Это позволяет структурировать проект на этапы и держать контроль над каждым из них.

Преимущества:

• Делегирование полномочий.
• Установка дедлайнов с уведомлениями.
• Гибкая настройка полей плана (например, добавление кастомных полей для специфических требований).

2. Одновременная работа с проектами: Трекер дает возможность работать с несколькими проектами сразу. Для каждого из них можно настраивать отдельные рабочие процессы, создавать канбан-доски, отслеживать ход реализации проекта.

Преимущества:

• Легкость отслеживания статуса задач.
• Визуальное управление потоками задач для разных проектов.
• Адаптация досок под конкретные процессы компании.

3. Прозрачность и контроль: у всех задач в Трекере есть статус и приоритеты, что дает возможность контролировать ход работы. Команда может видеть полный процесс и вовремя предпринимать необходимые меры в случае задержек или проблем.

4. Роли и права доступа: Яндекс Трекер предоставляет гибкую систему ролей и прав доступа, благодаря чему можно настроить, кто будет редактировать задачи, кто может просматривать проекты, а кто – управлять ресурсами команды.

Преимущества:

• Безопасность данных проекта.
• Возможность разграничить доступ между разными отделами или участниками.

5. Гибкая настройка отчетов: в системе управления проектами можно настроить генерацию отчетов о работе, сроках и ресурсах. Это позволяет руководителям держать руку на пульсе и, при необходимости, вносить корректировки в план проекта.

Преимущества:

• Понимание загруженности сотрудников и сроков выполнения задач. 
• Возможность настраивать кастомные отчеты под нужды компании.
• Графическое представление данных для анализа производительности.

6. Интеграции: Яндекс Трекер можно интегрировать с разными сервисами, включая почтовые системы (например, Яндекс.Почта) и системы для совместной работы, что облегчает обмен информацией и документами.

7. Командная работа и обсуждение: в каждом проекте можно оставлять заметки, загружать файлы и обсуждать детали. Это позволяет улучшить взаимодействие внутри коллектива и решать проблемы, возникающие в ходе работы.

8. Автоматизация процессов: с помощью встроенных инструментов автоматизации, таких как создание шаблонов задач и автоматических уведомлений, можно упростить рутинные процессы и сэкономить время команды.

Преимущества:

• Сокращение времени на выполнение повторяющихся задач.
• Минимизация ручного контроля над рутинными процессами.
• Уведомления по ключевым событиям.

Пример использования Трекера:

Компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения, может использовать Яндекс Трекер для управления проектом по созданию нового продукта. В Трекере создаются задачи для каждого этапа разработки: проектирование, написание кода, тестирование и внедрение. Сроки и приоритеты помогают команде следить за дедлайнами, а регулярные отчеты дают возможность контролировать ход выполнения проекта. Команда может обсуждать задачи, добавлять комментарии и файлы, а руководители – корректировать планы на основе актуальных данных.

Типичные ошибки при использовании Яндекс Трекера

1. Чрезмерная детализация задач: иногда пользователи создают слишком много мелких задач, что ведет к увеличению сложности управления проектом. Вместо того чтобы сосредоточиться на ключевых этапах, команда тратит время на выполнение и отслеживание мелких задач, которые могут быть объединены.

Решение: создавайте задачи, у которых значимый объем работы, а для мелких используйте подзадачи или контрольные списки.

2. Неправильная установка сроков: порой менеджеры проектов устанавливают нереалистичные дедлайны, что приводит к их срыву и падению мотивации команды. Это происходит из-за недостаточного учета сложности задачи и доступных ресурсов.

Решение: устанавливайте реалистичные сроки на основе опыта прошлых проектов и текущей загрузки команды. Также полезно использовать буфер времени на непредвиденные обстоятельства.

3. Отсутствие регулярного контроля: если не контролировать выполнение задач, проект может отклоняться от плана без своевременного вмешательства. Это может привести к задержкам или к выполнению задач с недостаточным качеством.

Решение: регулярно проверяйте статус задач и проводите краткие встречи с командой для обсуждения прогресса. Используйте инструменты отчетности в Трекере для анализа текущего состояния проекта.

4. Неправильное распределение ролей и прав доступа: ошибки в распределении прав доступа могут привести к тому, что сотрудники получат доступ к задачам или проектам, которые им не предназначены, либо, наоборот, будут лишены нужной информации.

Решение: тщательно настраивайте роли и права доступа в соответствии с требованиями безопасности и нуждами команды. Убедитесь, что у сотрудников есть доступ только к тем проектам, которые они выполняют.

5. Игнорирование возможностей автоматизации: нередко пользователи не используют автоматические правила и шаблоны, продолжая выполнять рутинные операции вручную. Это увеличивает время выполнения и количество ошибок.

Решение: изучите возможности автоматизации в Яндекс Трекере и внедрите их в повседневную работу. Это может быть как автоматическая постановка задач, так и уведомления по ключевым событиям.

Распределение задач и контроль сроков в Яндекс Трекере

Постановка задач: как создать понятные и структурированные задания

При распределении задач важно делать их максимально четкими и понятными. Хорошо оформленная задача в Яндекс Трекере должна содержать:

• Название: лаконичное, но информативное. Например, вместо “Написать текст” лучше указать “Написать статью для блога о функциях Яндекс Трекера”.
• Описание: краткое, но детализированное. Включите все необходимые детали, которые помогут исполнителю понять суть работы и требования.
• Приоритет: задайте уровень важности задачи (например, “высокий”, “средний”, “низкий”). Это помогает команде распределять время на выполнение разных задач.
• Срок выполнения (дедлайн): четко укажите дату завершения. Реалистично оценивайте сроки с учетом сложности задачи и загруженности исполнителя.

Яндекс Трекер позволяет также добавлять вложения, ссылки, чек-листы и комментарии, что делает задачу более конкретной и легкой для выполнения.

Делегирование: распределение обязанностей

Яндекс Трекер позволяет назначать исполнителей для каждой задачи. Важно назначать задачи не только исходя из специализации сотрудников, но и учитывая их текущую загруженность.

• Анализ загруженности: перед тем как назначить задачу, проверьте, сколько других задач уже в работе у исполнителя. Если сотрудник перегружен, подумайте о перераспределении нагрузки между другими членами команды.
• Ответственность за результат: при назначении задачи убедитесь, что все участники понимают, кто несет ответственность за конечный результат. Вы можете назначить как основного исполнителя, так и участников для коллективной работы.

Благодаря визуализации процессов на канбан-досках легко отследить, кто из сотрудников на каком этапе работы находится.

Контроль сроков: как не пропустить дедлайны

Одна из главных проблем в управлении проектами в Трекере – несоблюдение сроков. Яндекс Трекер предоставляет несколько инструментов для контроля за выполнением задач в срок.

• Уведомления о приближении дедлайна: Трекер автоматически отправляет уведомления как исполнителям, так и менеджерам, когда срок выполнения задачи подходит к концу. Это помогает избежать неожиданных задержек.
• Настройка сроков для подзадач: если задача состоит из нескольких этапов, важно установить дедлайны для каждой подзадачи. Это позволяет разбить проект на контрольные точки и отслеживать выполнение на каждом этапе.
• Контроль через статусы задач: задачи в Трекере могут иметь разные статусы (например, “В работе”, “На проверке”, “Завершено”). Это дает менеджеру возможность в любой момент увидеть, на каком этапе находится задача, и при необходимости вмешаться.

Доски для визуализации задач по принципу Канбан и Скрам

Трекер предлагает удобные доски для визуализации текущих задач в формате Kanban или Scrum. Эти доски помогают команде наглядно оценить эффективность работы, увидеть, какие задачи уже завершены, какие находятся в работе, а какие ждут своего начала.

• Kanban-доска: подходит для гибкого контроля над процессом. Здесь каждое задание перемещается из одной колонки в другую по мере выполнения, что облегчает работу коллективам, которые работают в режиме постоянного потока задач.
• Scrum-доска: помогает контролировать процесс, который разбивается на спринты. Задания назначаются на определенные временные интервалы (обычно 1-2 недели), и коллектив может оценивать продвижение на каждом этапе.

Эти доски помогают наглядно контролировать нагрузку коллектива и своевременно принимать меры при задержках.

Регулярный контроль и отчеты

Для того, чтобы проект был реализован качественно, важно не только правильно распределить обязанности, но и следить за тем, как они выполняются. Яндекс Трекер предлагает инструменты для отслеживания прогресса и составления отчетов.

• Отчеты по задачам: менеджеры могут автоматически получать отчеты по выполнению задач за выбранный период. Это помогает оценить производительность команды и выявить возможные проблемы на ранних стадиях.
• Анализ времени на задачи: благодаря встроенному учету времени можно следить за тем, сколько времени тратится на решение конкретных задач. Это полезно для улучшения планирования и контроля за текущей деятельностью.

Если у вас остались вопросы по тому, как грамотно управлять проектами в Яндекс Трекере или как отстроить процессы в этой системе, вы можете обратиться за помощью к нашей команде. Более 15 лет мы находимся в IT-сфере и решаем проблемы бизнесов. 

Свяжитесь с нами, и мы поможем вам организовать работу в Яндекс Трекере, оптимизировать процессы и достичь новых высот в управлении проектами. Ваш успех — наша цель!