Шаблоны в Яндекс Трекере – инструмент, позволяющий автоматизировать и ускорить выполнение однотипных задач. Они помогают пользователям создавать задачи или тикеты на основе заранее подготовленных шаблонов и избавляют от необходимости повторно вводить одни и те же данные. Шаблоны полезны в ситуациях, когда задачи имеют стандартные этапы и структуру.

Основные преимущества использования шаблонов задач

Экономия времени: шаблоны задач в Яндекс Трекере позволяют создать заранее подготовленные форматы задач с заполненными полями, что уменьшает количество рутинных операций.

Стандартизация процессов: шаблоны способствуют унификации работы в коллективе. Они обеспечивают соблюдение требований и стандартов компании при создании задач или тикетов.

Снижение ошибок: поскольку шаблоны в Яндекс Трекере содержат заранее подготовленные поля, это минимизирует риск ошибки при ручном вводе информации.

Удобство использования: создание задач по шаблону занимает несколько секунд, для этого не нужно вводить вручную одинаковую информацию.

Настройки шаблона в Яндекс Трекере

Перейдите в раздел настроек: войдите в Яндекс Трекер под своей учетной записью и откройте настройки вашего проекта. Здесь можно увидеть раздел для управления шаблонами. 

Создайте новый шаблон: выберите “Интерфейс” и кликните на “Управление шаблонами”. 

Далее кликните на “Задачи” и нажмите на “Создать шаблон”.

Заполните все поля, которые должны присутствовать в создаваемых задачах. Вы можете указать тип (например, “баг”, “проблема” или “запрос”).

Также заполните описание, приоритет, исполнителя и другие стандартные поля.

Чтобы шаблон был доступен лишь вам, укажите ключ или название очереди в поле “Привязка к очереди”. Таким образом, пользователи этой очереди автоматически получат права на просмотр шаблона.

Настройте динамические поля: помимо статичных данных, можно настроить динамические поля, которые будут автоматически заполняться в зависимости от контекста или команды. Например, можно создать шаблон для конкретного типа задачи с обязательным полем “Исполнитель”, чтобы это поле заполнялось в зависимости от выбранного отдела или проекта.

Сохраните шаблон: после заполнения всех нужных полей, нажмите кнопку «Сохранить». Теперь он будет доступен в любое время.

Настройте доступ к шаблону: нажмите кнопку “Права доступа” рядом с шаблоном и добавьте необходимые роли.

Пара важных вопросов

Как участники команды могут применять этот шаблон?

Выдайте им доступ на просмотр шаблона. Далее ваши сотрудники должны подключить его. Чтобы активировать шаблон, нужно зайти в настройки шаблонов. 

А если мне нужен шаблон, который по умолчанию могут использовать все?

Для этого нужно настроить форму для создания задач в Yandex Forms. Эту форму можно использовать вместо стандартной страницы создания задачи в вашей очереди. Если у вас есть вопросы по созданию форм в Yandex Forms, можете доверить эту задачу нашим специалистам. Они помогут вам с настройкой и другими задачами в Трекере. 

Примеры использования шаблонов задач

Шаблон для багов: часто при работе в команде разработчиков требуется регулярно формировать тикеты багов. Создавая шаблон для багов, можно заранее указать стандартное описание проблемы, параметры тестовой среды и прикрепить инструкции для устранения.

Шаблон для запросов клиентов: при работе с клиентами и поддержкой важно быстро обрабатывать одинаковые запросы. Шаблоны можно настроить так, чтобы под каждый тип запроса существовал свой шаблон с предопределенными шагами и описанием.

Шаблон для регулярных задач: например, еженедельные отчеты или регулярные проверки могут быть настроены как шаблонные задания с напоминаниями, чтобы каждый раз не создавать их с нуля.

Выше мы привели примеры на основе нашего опыта. Конечно, вы можете использовать шаблоны задач в Яндекс Трекере и иным способом. 

Как использовать шаблон при создании задачи

• При создании новой задачи в Яндекс Трекере выберите опцию “Создать по шаблону”.
• Выберите необходимый шаблон из списка доступных.
• После выбора шаблона поля задачи автоматически заполнятся информацией из шаблона. При необходимости вы можете скорректировать некоторые поля перед созданием задачи.

Управление шаблонами задач

Редактирование шаблонов: если нужно, вы всегда можете изменить существующий шаблон. Для этого достаточно перейти в раздел управления шаблонами, выбрать нужный и внести изменения.

Удаление шаблонов: если какой-то шаблон больше не нужен, его можно удалить, чтобы избежать его случайное использование. 

Дополнительные опции

Интеграция с автоматизацией: шаблоны могут быть интегрированы с бизнес-процессами в Яндекс Трекере. Например, при определенных условиях (определенный статус задачи или тип запроса) может создаваться автоматически задача по шаблону. 

Примеры автоматизации с шаблонами в Яндекс Трекере

• Автоматическое создание задач по статусам. Например, когда задача в проекте переходит в статус “Выполнено”, можно запустить создание новой задачи по шаблону для следующего этапа, такие как “Тестирование” или “Ревью”. Это полезно для проектных команд, работающих по гибким методологиям, таким как Scrum или Kanban, где задачи последовательно переходят из одного статуса в другой.
• Создание задач по типу запроса. В командах поддержки или обслуживании клиентов можно настроить автоматизацию таким образом, чтобы при поступлении определенного типа запроса (например, технической проблемы или запроса на дополнительную информацию) автоматически создавалась задача по соответствующему шаблону, который может включать описание проблемы, предварительный список действий для решения и автоматическую привязку исполнителя.
• Создание задач при возникновении ошибок в системе. Если в IT-инфраструктуре обнаружена критическая проблема, система может автоматически сгенерировать задачу для разработчиков или технической поддержки с описанием проблемы на основе шаблона. Он может включать такие данные как приоритет, список возможных решений и контактные данные ответственного лица. 
• Запуск задач по срокам выполнения. Если задача не выполнена в установленные сроки, можно автоматически запустить процесс создания новой задачи с шаблоном для напоминания или эскалации ситуации. Шаблон может включать описание текущей задачи, статус, ответственных лиц и новый срок выполнения.

Если вам нужна помощь с созданием подобных автоматических задач или в целом нужно помочь с настройкой шаблонов в Яндекс Трекере, вы всегда можете обратиться к нашей команде. Мы более 15 лет в IT-сфере и готовы предложить решения для автоматизации процессов в работе вашей команды. Наши эксперты помогут вам настроить шаблоны и интеграцию бизнес-процессов так, чтобы все задачи выполнялись в срок. 

Свяжитесь с нами прямо сейчас, чтобы получить профессиональную помощь в настройке шаблонов в Яндекс Трекере!