Автоматизация бизнес-процессов

Содержание кейса:
➤ Запрос заказчика и требования к процессу
➤ Изначальный бизнес-процесс заказчика
➤ Проблемы изначального бизнес-процесса
➤ Какой бизнес-процесс выстроили мы
➤ Сроки реализации
➤ Стоимость проекта

Запрос заказчика
Сделать понятным, контролируемым и прозрачным процесс найма сотрудников для всех участников процесса

Требования к процессу:

• Процесс должен отражать на каком этапе и какое количество соискателей в любой момент времени
• Должна быть возможность понять от какого сотрудника, что требуется в любой момент времени
• Уведомления в Telegram для сотрудников
• Вся работа с соискателем должна быть регламентирована
• Запись на финальное собеседование должна быть автоматизирована

Изначальный процесс заказчика:
1 Этап
Раньше HR просматривал отклики в HH, отбирал людей откликнувшихся на вакансию.
2 Этап
Проводил первичное собеседование, собирал с людей нужную информацию и фиксировал у себя где-то на листике.
3 Этап
После этого списывался с соискателем в мессенджере и отправлял тестовое задание.
4 Этап
Когда соискатель выполнял тестовое задание, HR пересылал сделанное тестовое задание программистам и ждал когда программисты проверят.
5 Этап.
После успешной проверки тестового задания HR писала в службу безопасности компании для проверки соискателя.
6 Этап
После успешной проверки Службы безопасности HR состыковывал время для финального собеседования руководителей и соискателя.
7 Этап
После проведения финального собеседования HR составляла предложение для соискателя и искала время для согласования предложения с ответвленным лицом.
8 Этап
После согласования отправляла офер соискателю.

Какие основные проблемы в этом процессе:
На этапе «2»

• HR может потерять важную информацию, так как у нее это записано где-то
• Руководитель не может отследить не качество проводимых первичных собеседований, не количество.

На этапе «3»

• Общение было выстроено в личной переписке и руководители не могли проверить, как ведется общение с соискателями

На этапе «4»

• Нет возможности отследить обратную связь от программистов, так как переписка ведется в личных чатах + программисты забывали проверить тестовое, что увеличивало время ожидания соискателей

На этапе «6»

• HR-у всегда было очень сложно состыковать время руководителей с соискателем для проведения финального собеседования

На этапе «7»

• Руководители не понимали для кого и какие условия согласовывать, так как информация была в разных местах и периодически забывали про эти задачи

На этапе «8»

• Из-за большого и сложного процесса время от первичного собеседования до отправки офера составляло около 1 месяца и это сильно влияло на кол-во людей, которые принимали офер.
• Не было возможность легко понять сколько соискателей и на каком они этапе.
• Нет возможности построить воронку и понять на каком из этапов основной затор.
• Задачи теряются исполнителями и замедляют процесс.

Как мы выстроили процесс:
1. HR просматривает отклики в HH, отбирает людей откликнувшихся на вакансию и отправляем им форму для заполнения данных.

2. Когда соискатель заполняет форму, создается задача в Яндекс трекере со всей информацией о соискателе.

3. При оправке формы соискателем HR получает уведомление в Telergam о том что соискатель заполнил форму и нужно запланировать первичное собеседование.

4. После проведения успешного первичного собеседования HR переводит задачу на следующий этап «Подготовка к тестовому заданию» и видит памятку в трекере в задаче:

• Создай чат в ТГ с соискателем
• Добавь в чат нашего бота @a25_hackathon_2024_bot
• Внутри чата выполни команду /start
• Выберите ФИО соискателя из полученного списка

5. Создается чат в Telegram с соискателем, туда добавляются все участники процесса + Telegram Бот (дальше мы расскажем для чего нужен бот)

6. После того как чат создан, HR нажимает кнопку в трекере «Отправить тестовое задание» и трекер через Telegram бота отправляет тестовое задание.

7. После того как соискатель выполняет тестовое задание, он нажимает кнопку «Отправить тестовое задание» в Telergram и бот загружает тестовое задание в задачу в Яндекс трекере.

8. Дальше происходить визирование тестового задания. В данном бизнес процессе настроено, что 3 человека должны проверить и дать оценку на переход в следующий статус (если 2 из 3 одобряют, то задача перейдет на следующий этап «Проверка Службой безопасности»

9. Как только в трекер приходит тестовое задание, задача переводится в статус «Проверка тестового задания» и назначаются ответственные за проверку + им улетает уведомление в Telegram.

10. При попадании в статус «Проверка Службой безопасности» Назначается ответственный человек и ему прилетает уведомление в Telegram + в задаче прикрепляется памятка, что и как надо сделать на данном этапе.

11. В случае успешного прохождения проверки Службы безопасности задача переводится в статус «Назначить финальное собеседование»

12. При переходе в статус «Назначить финальное собеседование» В Чат с соискателем прилетает ссылка на сервис в котором указаны временные слоты для записи на финальное собеседование. Слоты выбраны и согласованы заранее с руководителями.

Для планирования слотов мы пользуемся сервисом Сalendly (это была просьба заказчика, то же самое возможно настроить с Яндекс календарем)

13. После успешного прохода собеседования задача переводится в статус «Подготовка офера» и улетает уведомление HR в Telegram.

14. После того как HR подготовит офер задача переводится в этап согласования офера в задаче проставляется ответственный человек и ему прилетает уведомление в Telegram.

15. После согласования офера человек нажимает кнопку «отправить офер» и офер отправляется в чат с соискателем через Telegram бота.

16. После того как человек принимает офер, задача закрывается и создается задача в новой очереди задач по процессу оформления и онбординга.

Но это уже совсем другая история =)

Cроки:
На реализацию данного процесса ушло 3 недели.

Бюджет:
Стоимость данного проекта получались около 300 000 руб.