Сайт для администраторов антикафе, позволяющий вести учет времени посещений и аналитику поведения посетителей, оперативно регистрировать посетителей на мероприятия и интегрировать эту информацию с мобильным приложением и другими внешними системами. Разработчик - интернет-агентство А25

Этот кейс будет вам интересен, если вы ищете примеры реализации для следующих проектов:

• crm или софт для компьютерного клуба
• софт для коворкинга
• коворкинг софт культуры
• софт для игрового клуба
• программа для учета времени посещения
• crm мероприятия или софт для ивент-площадки и арт-пространств

Заказчик

Антикафе, ивент-площадка, креативное пространство и коворкинг FREEDOM (Казанская, 7 в Санкт-Петербурге). Площадь пространства более 1500 м2. Компания сдает в аренду площадки под мероприятия и принимает гостей в формате антикафе и коворкинга (есть разовые посещения, есть абонементы).

Проблема, с которой обратился заказчик к разработчикам А25

1. была старая самописная система для антикафе, привязанная к ПК на Windows
2. нельзя было взаимодействовать с другими системами, выгружать данные для рекламы и для работы с мобильным приложением
3. нужна была аналитика по клиентской базе и ее было неудобно собирать и анализировать
4. нужно делать мобильное приложение, а без удобной интеграции со всеми данными это было сложно реализуемо

Задачи новой CRM для антикафе и коворкинга

• учет смен (кто работал, сумма приходов, количество гостей и другая статистика)
• продажа билетов на мероприятия
• учет посещений
• сбор аналитики
• обмен с внешними ресурсами

Типы пользователей

• администратор-аналитик
• бариста (учет заказов в баре)
• кассир (учет посетителей с таймером прихода и ухода, регистрация на мероприятия, контроль оплаты и т.д.)

Возможности нового сайта для коворкинга и антикафе:

• тайминг посещения кафе (возможность использовать разные тарифы)
• учет покупок пользователя в баре
  
• создание мероприятий и регистрация участников (при регистрации пользователю автоматически приходит письмо с билетом)
  
  
• учет истории посетителей (количество посещений, средний чек, мероприятия и т.д., UTM-метки из контекстной рекламы для аналитики)
• сообщение о багах и учет в баг-репорте обо всех проблемах при работе с сайтом. Если у кассира или бариста не получается что-то сделать, можно прямо из системы отправить сообщение об ошибке, система автоматически приложит скриншот и информацию о том, что пытался сделать пользователь и что пошло не так. По всем ошибкам ведется журнал багов.
  
  

Новый сайт расчитан только для некоторых сотрудников компании, поэтому вход и работа с сервисом доступны только по логину и паролю:

Пример, как работает функционал работы с посетителем.

Кассир может найти нужного посетителя кафе по любым данным, которые есть в базе сайта:

• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Телефон
• Почта
• Активность визита
• Штрихкод карты постоянного посетителя

Если аккаунта нет, можно зарегистрировать новый аккаунт.

После того, как искомый посетитель найден, можно сделать нужные операции:

1. начать или завершить визит пользователя
   
   
2. зарегистрировать пользователя на мероприятие
   
   
   
3. добавить в заказ пользователя позиции из меню бара
   
   

По каждому посетителю можно увидеть:

• контактные данные
  
  
• тип клиента (гость, резидент и т.д.)
• количество накопленных бонусов (если есть)
• количество визитов
• среднее время визита
• всего покупок
• средний чек
  
  
• примечания (если есть)
• историю визитов
• историю мероприятий, на которые регистрировался пользователь
  
  
• данные аналитики для рекламы и т.д. - например, UTM-medium, UTM-campaign, UTM-content, UTM-term, RoiStat)

После регистрации пользователя на мероприятия он получает на свою почту автоматически сгенерированный билет:

При закрытии смены система дает сверить полученную выручку за смену. Для аналитика доступные все данные по всем сменам. Общая таблица сводных данных по последним сменам:

Перед закрытием смены система предложит сверить выручку:

Итог внедрения новой системы учета для антикафе и коворкинга FREEDOM

• кассир и бариста получают возможность удобно и оперативно работать с посетителями, учитывать их привычки и вкусы для предоставления лучшего сервиса
• аналитики и маркетологи получают достаточно аналитики по клиентской базе и могут исходя из этих данных управлять маркетинговой и ценовой политикой
• сайт позволяет обмениваться данными, необходимыми для работы мобильного приложения и других внешних систем

Ориентировочная трудоемкость проекта: от 500 трудочасов. 

Бюджет аналогичного проекта: от 600 тыс. руб. до 2 млн руб. (в зависимости от требуемого функционала).

Платформа проекта: UMI.CMS

Ориентировочные сроки проекта: 6-12 месяцев (зависит от сроков согласований промежуточных этапов и сложности функционала)

Менеджер проекта: Владимир