Кейс: Как мы автоматизировали
HR процесс по найму сотрудников
- Запрос заказчика и требования к процессу
- Изначальный бизнес-процесс заказчика
- Проблемы изначального бизнес-процесса
- Какой бизнес-процесс выстроили мы
- Сроки реализации
- Стоимость проекта
Запрос заказчика
Сделать понятным, контролируемым и прозрачным процесс найма сотрудников для всех участников процесса
Требования к процессу:
- Процесс должен отражать на каком этапе и какое количество соискателей в любой момент времени
- Должна быть возможность понять от какого сотрудника, что требуется в любой момент времени
- Уведомления в Telegram для сотрудников
- Вся работа с соискателем должна быть регламентирована
- Запись на финальное собеседование должна быть автоматизирована
Изначальный процесс заказчика:
1. Раньше HR просматривал отклики в HH, отбирал людей откликнувшихся на вакансию.
2. Проводил первичное собеседование, собирал с людей нужную информацию и фиксировал у себя где-то на листике.
3. После этого списывался с соискателем в мессенджере и отправлял тестовое задание.
4. Когда соискатель выполнял тестовое задание, HR пересылал сделанное тестовое задание программистам и ждал когда программисты проверят.
5. После успешной проверки тестового задания HR писала в службу безопасности компании для проверки соискателя.
6. После успешной проверки Службы безопасности HR состыковывал время для финального собеседования руководителей и соискателя.
7. После проведения финального собеседования HR составляла предложение для соискателя и искала время для согласования предложения с ответвленным лицом.
8. После согласования отправляла офер соискателю.
Какие основные проблемы в этом процессе:
На этапе "2"
- HR может потерять важную информацию, так как у нее это записано где-то
- Руководитель не может отследить не качество проводимых первичных собеседований, не количество.
На этапе "3"
- Общение было выстроено в личной переписке и руководители не могли проверить, как ведется общение с соискателями
На этапе "4"
- Нет возможности отследить обратную связь от программистов, так как переписка ведется в личных чатах + программисты забывали проверить тестовое, что увеличивало время ожидания соискателей
На этапе "6"
- HR-у всегда было очень сложно состыковать время руководителей с соискателем для проведения финального собеседования
На этапе "7"
- Руководители не понимали для кого и какие условия согласовывать, так как информация была в разных местах и периодически забывали про эти задачи
На этапе "8"
- Из-за большого и сложного процесса время от первичного собеседования до отправки офера составляло около 1 месяца и это сильно влияло на кол-во людей, которые принимали офер.
- Не было возможность легко понять сколько соискателей и на каком они этапе.
- Нет возможности построить воронку и понять на каком из этапов основной затор.
- Задачи теряются исполнителями и замедляют процесс.
Как мы выстроили процесс:
1. HR просматривает отклики в HH, отбирает людей откликнувшихся на вакансию и отправляем им форму для заполнения данных.
2. Когда соискатель заполняет форму, создается задача в Яндекс трекере со всей информацией о соискателе.
3. При оправке формы соискателем HR получает уведомление в Telergam о том что соискатель заполнил форму и нужно запланировать первичное собеседование.
4. После проведения успешного первичного собеседования HR переводит задачу на следующи этап “Подготовка к тестовому заданию” и видит памятку в трекере в задаче:
- Создай чат в ТГ с соискателем
- Добавь в чат нашего бота @a25_hackathon_2024_bot
- Внутри чата выполни команду /start
- Выберите ФИО соискателя из полученного списка
5. Создается чат в Telegram с соискателем, туда добавляются все участники процесса + Telegram Бот (дальше мы раскажем для чего нужен бот)
6. После того как чат создан, HR нажимает кнопку в трекере “Отправить тестовое задание” и трекер через Telegram бота отправляет тестовое задание.
7. После того как соискатель выполняет тестовое задание, он нажимает кнопку “Отправить тестовое задание” в Telergram и бот загружает тестовое задание в задачу в Яндекс трекере.
8. Дальше происходить визирование тестового задания. В данном бизнес процессе настроено, что 3 человека должны проверить и дать оценку на переход в следующий статус (если 2 из 3 одобряют, то задача перейдет на следующий этап “Проверка Службой безопасности”
9. Как только в трекер приходит тестовое задание, задача переводится в статус “Проверка тестового задания” и назначаются ответственные за проверку + им улетает уведомление в Telegram.
10. При попадании в статус “Проверка Службой безопасности” Назначается ответственный человек и ему прилетает уведомление в Telegram + в задаче прикрепляется памятка, что и как надо сделать на данном этапе.
11. В случае успешного прохождения проверки Службы безопасности задача переводится в статус “ Назначить финальное собеседование”
12. При переходе в статус “Назначить финальное собеседование” В Чат с соискателем прилетает ссылка на сервис в котором указаны временные слоты для записи на финальное собеседование. Слоты выбраны и согласованы заранее с руководителями.
- Для планирования слотов мы пользуемся сервисом Сalendly (это была просьба заказчика, то же самое возможно настроить с Яндекс календарем)
13. После успешного прохода собеседования задача переводится в статус “Подготовка офера” и улетает уведомление HR в Telegram.
14. После того как HR подготовит офер задача переводится в этап согласования офера в задаче проставляется ответственный человек и ему прилетает уведомление в Telegram.
15. После согласования офера человек нажимает кнопку “отправить офер” и офер отправляется в чат с соискателем через Telegram бота.
16. После того как человек принимает офер, задача закрывается и создается задача в новой очереди задач по процессу оформления и онбординга.
- Но это уже совсем другая история =)
Cроки:
На реализацию данного процесса ушло 3 недели.
Бюджет:
Стоимость данного проекта получались около 300 000 руб.