В Яндекс Трекере статусы задач облегчают мониторинг хода работы. Они отражают этапы жизненного цикла проекта, что помогает участникам команды понять, на каком этапе находится задача и какие шаги следует предпринять. Правильно настроенные этапы способствуют прозрачности процессов, что упрощает контроль и согласование действий команды.

Основные статусы задач в Яндекс Трекере

Создано – начальный этап, когда задача только появилась. Обычно это означает, что она добавлена в систему, но работа по ней еще не началась. 

В работе – указывает на то, что проект активно выполняется. Когда ответственный исполнитель начинает работу над ней, наименование меняется на "В работе", что позволяет всей команде видеть, что проект уже находится в процессе выполнения.

На проверке – этап, на котором задача завершена исполнителем и передана на проверку. Этот этап позволяет отслеживать задачи, которые ожидают проверки качества или окончательной доработки перед завершением. 

Завершено – показывает, что задача выполнена полностью и принята. Как правило, означает, что дальнейшие действия не требуются.

Отложено/Приостановлено – используется, когда выполнение работы временно приостанавливается из-за различных причин, таких как нехватка ресурсов, ожидание данных от менеджера или изменение приоритетов. Этап позволяет сохранить проект в системе без необходимости ее немедленного выполнения. 

Каждому типу задач можно назначить свой набор статусов и переходов. Изменять наименования и настраивать операции в очереди могут владелец очереди и участники с соответствующими правами доступа.  

Как можно взаимодействовать со статусами

Линейные и циклические статусы: линейные – отображают последовательные этапы, где задачи идут только вперед, в то время как циклические – позволяют возвращаться к предыдущим шагам. Такой подход помогает адаптироваться к моментам, где требуются доработки или проверки на любом этапе. 

Триггеры и автоматизация: в Трекере можно настраивать автоматические действия, которые срабатывают при смене статуса. Это упрощает работу с уведомлениями, постановкой новых подзадач или переносом задачи между отделами. 

Разграничение прав доступа: можно настраивать права доступа к проекту, ограничивая редактирование или просмотр на определенных этапах. Это позволяет защитить данные на этапах проверки или согласования. 

Интеграция с бизнес-процессами: если у вас есть интеграции с другими системами (например, CRM), то можно использовать для автоматического изменения состояния в других системах, что экономит время и уменьшает вероятность ошибок.

Настройка переходов между статусами задач в Яндекс Трекере

Для стабильной работы обязательно нужно установить соответствующие переходы:

• Зайдите в настройки и в разделе “Переходы” нажмите на кнопку “Добавить”. Поле “Исходный статус” будет автоматически заполнено названием, из которого осуществится переход, а поле “Новый статус” нужно выбрать из списка доступных.
• Поле “Название” предназначено для наименования кнопки в интерфейсе Tracker. Это наименование также используется для обозначения перехода в редакторе. По умолчанию оно совпадает с названием нового статуса, однако его можно изменить. Поле для английского варианта наименования заполняется автоматически.
• Выберите нужную рабочую операцию, после чего щелкните по разделу “Статусы и переходы” и перейдите в раздел “Добавить переход”.

При настройке перехода можно задать: 

• Автоматизацию – действия, выполняемые автоматически при переходе;
• Условия перехода – правила для доступности перехода;
• Экран перехода – окно с обязательными полями для заполнения при изменении параметров задачи.

Для удобства работы со сменами наименований задач существует опция “Разрешить переходы из любого статуса”. Она упрощает работу, когда определенное наименование должно быть доступно из любого другого, исключая необходимость настройки переходов для каждого статуса отдельно.

Настройка обычных и кастомных статусов в Яндекс Трекере

Про системные наименования задач мы уже упомянули выше. Но в Трекере есть и статусы, которые администратор может задать лично. Они отобразятся в общем списке и участники команды смогут пользоваться ими. 

Например, можно добавить “На доработке”, “Согласование” или “Ожидание данных”. Настройка помогает команде детализировать этапы выполнения и дает больше возможностей для управления специфичными моментами. 

Для того чтобы изменить статус задачи в Яндекс Трекере: 

• Зайдите на страницу очереди;
• Справа в верхнем углу нажмите на “Настройку очереди”;
• Откройте вкладку “Рабочие процессы” и выберите нужный для редактирования.

Откроется редактор: просто выберите необходимое наименование задачи на схеме, чтобы открыть его настройки.

Там же можно добавить новый статус задачи в Яндекс Трекере:

• Откройте страницу нужной очереди;
• В правом верхнем углу кликните на “Настройки очереди”;
• Перейдите в раздел “Рабочие процессы” и выберите тот, к которому хотите добавить статус. Откроется редактор;
• Для добавления нового статуса в редакторе следует нажать на кнопку “Добавить” в верхней панели. После ввода названия нужно нажать на кнопку подтверждения для его создания. 
• В случае отсутствия нужного наименования в списке, его может добавить администратор Tracker. 

Также вы можете удалить статус задачи в Яндекс Трекере:

При удалении автоматически удаляются все связанные со статусом переходы. Если удаляется начальный статус рабочего момента, это приведет к ошибкам в схеме, так как процесс не может функционировать без начальной точки. 

• На странице очереди перейдите в раздел “Настройки очереди” в правом верхнем углу;
• Перейдите на вкладку “Рабочие процессы”;
• В редакторе выделите статус, который нужно удалить, и нажмите клавишу Delete на клавиатуре или выберите функцию “Убрать из процесса” в меню настроек.

Как использовать статусы для улучшения процессов

Прозрачность работы – статусы задач в Яндекс Трекере позволяют командам иметь полное представление о ходе выполнения проекта и обеспечивают актуальность информации. 

Сокращение времени на коммуникацию – благодаря понятным наименованиям, участники команды могут сократить время на обсуждение состояния задач, что упрощает взаимодействие и повышает эффективность работы. 

Управление приоритетами – наименования задач помогают идентифицировать приоритеты и управлять ресурсами, перераспределяя их при необходимости.  

Аналитика и отчетность – можно проводить анализ завершенных и текущих проектов, а также находить узкие места, что позволяет улучшить планирование и выполнение работы. 

Распространенные ошибки при работе со статусами задач в Яндекс Трекере

Слишком много статусов: переусложнение процесса чрезмерным количеством наименований делает его трудоемким и запутанным. Важно оставлять только то, что отражает ключевые этапы, и избегать детализации, которую можно отразить через подзадачи или комментарии.

Непоследовательные изменени: когда статусы меняются без реальной необходимости, это создает путаницу для команды и мешает анализу. Следует определить порядок смены наименований, чтобы каждый этап был понятен и логичен.

Неучтенные возвраты к предыдущим статусам: если процесс требует регулярных доработок и возврата к предыдущим этапам, а статусы настроены линейно, это создает трудности. В таких случаях лучше предусмотреть циклические наименования, чтобы легче возвращаться к доработке или проверке. 

Отсутствие автоматизации: неправильная или отсутствующая автоматизация увеличивает нагрузку на сотрудников, вынуждая вручную менять наименования или уведомлять ответственных. Настройка триггеров для автоматического изменения при выполнении условий помогает сократить ручной труд и снизить вероятность ошибок.

Несогласованность с другими системами: если Трекер интегрирован с CRM или другой системой, несогласованные наименования могут вызвать путаницу. Например, они могут не совпасть по смыслу со статусами в CRM, а это в свою очередь вызовет ошибки в передаче данных и трудности в анализе. 

Недоступность информации о статусах для команды: нередко возникают ситуации, когда сотрудники не понимают назначения каждого наименования. Важно проводить обучение команды и давать объяснения по назначению и изменениям, особенно если участвуют сотрудники разных отделов. 

Ошибки в правах доступа к проектам: если права на изменение наименования или просмотр задачи на определенных этапах настроены неправильно, сотрудники могут случайно внести изменения, которые требуют проверки или согласования. Важно регулярно проверять настройки прав доступа.

Неверная аналитика и отчеты: плохая структура затрудняет сбор точной аналитики, что приводит к ошибочным выводам. Например, если нет четких разграничений между этапами работы, сложно оценить, на каком этапе возникают задержки.

Как избежать ошибок в настройке статусов?

Соблюдайте принципы настройки и управления процессами:

• Оптимизируйте количество статусов: проанализируйте работу и выделите только ключевые этапы. Например, разбейте на основные шаги (создание, выполнение, проверка, завершение). 
• Старайтесь избегать излишней детализации: используйте статусы для важных этапов, а детали фиксируйте через подзадачи, комментарии или метки.
• Установите порядок смены наименований: заранее продумайте последовательность этапов и пропишите правила смены. Обсудите их с командой, чтобы каждый участник понимал порядок перехода задачи.
• Используйте цикличные статусы, если нужно: процесс требует частых возвратов (например, повторных проверок)? Настройте циклические статусы, чтобы можно было возвращаться на предыдущий этап без создания дополнительных задач. 
• Настройте автоматизацию: используйте автоматические триггеры при выполнении определенных условий (например, уведомление о готовности к проверке, если проект переведен в “На проверке”).
• Согласуйте статусы с интегрированными системами: если пользуетесь интеграцией с другими системами (например, CRM), настройте соответствие наименований, чтобы исключить несоответствия. Определите в какой системе какой статус будет соответствовать, чтобы избежать путаницы и разрывов данных. 
• Обучайте команду: обеспечьте участников команды информацией о каждом наименовании, его назначении и правилах перехода. Обучение на начальном этапе снизит вероятность ошибок и путаницы. Внутренний регламент может быть полезен, особенно если команда большая и участвуют разные отделы.
• Правильно настраивайте права доступа: определите роли и права для смены статусов. Например, сотрудники могут работать с задачей на этапе выполнения, но переводить ее в “На проверке” будут только руководители или контролеры. Регулярно проверяйте настройки прав доступа, чтобы избежать случайных изменений на этапе проверки или завершения.
• Используйте отчеты для анализа: регулярно проверяйте отчеты по времени, проведенному в каждом статусе, чтобы определить, на каком этапе возникают задержки. Это поможет понять, что нуждается в оптимизации. Периодически анализируйте данные и адаптируйте под реальные потребности команды.

Почему вам стоит доверить настройку статусов задач в Яндекс Трекере именно нам?

15+ лет опыта в IT – наша команда отлично ориентируется в сложных бизнес-процессах и знает, как превратить Яндекс Трекер в инструмент, который работает на результат.

Глубокое знание Яндекс Трекера – мы регулярно работаем с этой системой и знаем все тонкости настройки.

Поддержка на каждом этапе – мы всегда рядом, чтобы ваша команда могла пользоваться Трекером уверенно.

Реализация ваших бизнес-целей – мы подходим к каждому бизнесу индивидуально, ориентируясь на специфические цели и потребности.

Настройка статусов задач в Яндекс Трекере – не просто работа с инструментом, но и элемент, влияющий на продуктивность команды и успех проектов. Наша цель – сделать ваши процессы в Яндекс Трекере максимально удобными и эффективными. 

Хотите получить больше от Яндекс Трекера? Свяжитесь с нами!

Если вам нужна помощь с настройкой Яндекс Трекера или у вас есть конкретные вопросы по оптимизации работы – мы готовы обсудить детали и предложить решения. Напишите нам или позвоните, чтобы узнать, как мы можем помочь вам.